P-04 社内運用
メールと見積もりの承認自動化
受信の記録、資料整理、見積もり文書、外部送信の承認をひとつのフローにつなぎ、「承認なければ送らない」を貫きます。
証拠
- 定時の受信記録
- テンプレート化した見積もり文書
- 送信前の人の承認
フローのルールはシンプルです。機械は定時の受信・アーカイブ・テンプレートに沿った見積もり文書の整理を担い、人は外部送信の前に承認します。CC 宛先、添付の要件、送信条件は一箇所で管理され、外部送信の操作には人の承認が残ります。このフローは「全自動成約」を追わず、人を繰り返しの整理から解放し、決定権は人の手に置き続けます。
課題
業務情報がメールと表に散らばり、整理の繰り返しに時間を取られます。完全自動の外部送信は、価格と約束のリスクを招きます。
対策
メールを定時で取得してアーカイブし、ルールに従って草稿と見積もりファイルを生成します。CC 宛先・添付・送信条件は一元管理し、重要な操作は人の承認を残します。
境界
ページでは実際の顧客・アカウント・価格・内部サーバー情報を公開せず、無人の自動成約をうたいません。
- メール自動化
- Excel
- 人の承認
- タスクの割り当て